Boas práticas para reuniões no Gather

Riley
Riley
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Quando todos trabalham juntos no Gather, é fácil se aproximar de alguém para uma conversa rápida. No entanto, em algumas ocasiões, pode ser vantajoso agendar uma reunião, principalmente se estiver coordenando com um grupo ou quiser planejar a conversa com antecedência.

Este guia ajudará você a organizar reuniões produtivas e envolventes em seu escritório virtual no Gather. 

Agendamento de reuniões no Gather

Há duas maneiras principais de agendar uma reunião no Gather: 

  1. Agendar diretamente no Gather
  2. Agendar com a extensão de reuniões do Gather para o Chrome

Para agendar reuniões diretamente no Gather: 

Clique no ícone de calendário na barra de navegação inferior. 

Clique na opção para vincular o seu calendário do Outlook ou Google Agenda ao Gather. Isso permitirá que você crie novos eventos de calendário diretamente no Gather e fará com que suas próximas reuniões sejam exibidas neste painel.

Ao agendar uma reunião no Gather, você terá três opções de local para realizá-la: 

  1. Um local específico em seu escritório
  2. Sua mesa
  3. Qualquer área privada disponível

Agendar uma reunião em um local específico não garante que ele estará disponível no momento da reunião. Assim como em um escritório real, uma reunião anterior pode atrasar ou outra pessoa da equipe pode entrar na área sem saber que é o local da sua reunião. Para ter certeza de que o local da reunião agendada estará desocupado, recomendamos selecionar a opção “Qualquer área privada disponível”, que escolherá um local vago no momento da chamada. 

Depois de agendar a reunião, você poderá acessá-la facilmente conferindo os Eventos no painel de Calendário. Você verá um botão “Comparecer”, que direcionará você ao local exato da reunião com um só clique, poupando o seu esforço de navegar manualmente pelo escritório (a menos que você queira fazer isso, é claro).

Você também receberá uma notificação no aplicativo com o mesmo botão “Comparecer”.

Quer transferir reuniões para o Gather? Podemos localizar automaticamente reuniões recorrentes em seu calendário e adicionar um local do Gather a elas. Assim, você não terá que rastrear cada um desses eventos por conta própria. Vá para as Configurações do calendário e selecione Migrar para o Gather.

Para agendar reuniões a partir do seu Google Agenda:

Primeiro, baixe a extensão de reuniões do Gather para o Chrome e escolha o Espaço no qual você quer agendar reuniões. 

Depois de instalar a extensão, você verá, ao criar um evento de calendário, um novo botão que diz “Tornar em uma reunião do Gather”. Ao clicar nesse botão, serão exibidas as mesmas três opções de local que aparecem ao criar um evento diretamente no Gather:

  1. Um local específico em seu escritório
  2. Sua mesa
  3. Qualquer área privada disponível

Para participar da chamada, os participantes da reunião deverão clicar no link disponível no evento do calendário (no Google ou no Gather) ou se direcionar até a reunião dentro do seu escritório virtual.

Interação durante as reuniões

Ao conversar com alguém no Gather, você verá recursos semelhantes aos de outros aplicativos de videoconferência:

Alterar o modo de exibição de vídeo

Quando estiver conversando com alguém, você verá, no canto superior direito da tela, um botão que permite alterar o modo de exibição de vídeo.

1. Visualização de mapa: recomendada para sessões abertas de coworking ou conversas rápidas no corredor

Nesse modo de exibição, seu escritório virtual aparece em primeiro plano e os vídeos dos colaboradores ficam em tamanho menor e alinhados na parte superior da tela. Esta opção é recomendada se você quiser acompanhar as atividades do escritório enquanto conversa.

2. Visualização de reunião: recomendada para conversas focadas e reuniões 

Essa visualização prioriza os vídeos das pessoas com quem você está conversando e os dispõe em uma grade. É recomendada se você não quiser se distrair com as atividades do escritório para se concentrar na conversa.

3. Visualização em tela cheia: recomendada quando alguém compartilha a tela

Se você clicar no vídeo de uma pessoa, entrará no modo de exibição em tela cheia. O foco estará naquela janela e todos os outros vídeos ficarão alinhados à esquerda. Esta opção é recomendada se alguém estiver compartilhando a tela ou se você quiser direcionar sua atenção a uma pessoa.

Clique aqui para ler mais sobre os modos de exibição de vídeo. 

Compartilhar a tela

Várias pessoas podem compartilhar a tela ao mesmo tempo no Gather. Isso facilita a alternância entre os trabalhos, principalmente em casos como o de programação em pares.

Um exemplo de compartilhamento de tela com o aplicativo do Gather para desktop. Os vídeos à esquerda estão em Modo míni

Para compartilhar sua tela, você precisa conceder permissões ao seu computador e/ou navegador. Confira este documento de ajuda para mais detalhes.

Desfoque de fundo e planos de fundo virtuais

Para alterar o plano de fundo do seu vídeo no Gather, clique no botão da câmera na barra de navegação inferior. Clique em “Plano de fundo e efeitos”.

Isso permitirá que você desfoque o seu plano de fundo ou defina um plano de fundo virtual. Você pode escolher entre as nossas opções predefinidas ou enviar o seu.

Clique aqui para ler mais sobre os planos de fundo virtuais. 

Chat da reunião e reações

Uma parte importante de qualquer reunião de equipe remota é a capacidade de interagir sem precisar ativar o áudio. Há duas maneiras de interagir com seus colegas de equipe de forma silenciosa: Chat e Reações.

O painel do chat é exibido no lado direito da tela. Você pode enviar uma mensagem para: 

  • Todos na sala/reunião
  • Todos no escritório
  • Uma pessoa por mensagem direta

O chat é uma ótima maneira de fazer perguntas ou compartilhar ideias enquanto uma pessoa está falando. 

As reações permitem reagir de forma instantânea com um único emoji. Elas aparecerão na parte inferior esquerda como uma transmissão contínua da energia da equipe.

Para adicionar uma reação, use a barra de expressão na parte inferior da tela. Você também pode “Levantar a mão” se tiver uma pergunta para entrar numa fila visual e aguardar a sua vez de falar.

Manter as reuniões privadas

Uma das vantagens de trabalhar em um escritório virtual, tal como no escritório físico, é poder ver as conversas acontecendo e se aproximar facilmente das pessoas a qualquer momento.

No entanto, para assuntos confidenciais, talvez você queira um pouco mais de privacidade. Nesses casos, você pode bloquear a reunião.

Para bloquear uma reunião no Gather, abra o painel de participantes. Ao lado do nome da área em que está, você verá um ícone de cadeado. Clique nele para bloquear ou desbloquear a área. 

Depois de bloquear a reunião, todos terão que solicitar permissão para entrar na sua área. Isso evitará que alguém entre por engano.

Outras considerações sobre conversas confidenciais: 

  1. As mensagens do chat desaparecem assim que todos saem da área de reunião.
  2. O painel de participantes mostra todos os que estão em seu espaço de reunião. Assim, você sabe exatamente com quem está falando.

Criar salas de reunião personalizadas

Seu escritório virtual provavelmente já possui uma série de áreas de reunião. (Não tem certeza? Confira aqui mais informações sobre os nossos planos de escritório virtual.)

Uma vantagem de ter um escritório virtual é a facilidade de reorganizar os móveis sem precisar movê-los nem comprar nada fisicamente. Ele também proporciona um espaço para se mover, o que possibilita formatos de reunião mais dinâmicos do que uma habitual chamada de vídeo. 

Por exemplo, você pode organizar uma roda de discussão em que alguns participantes são designados como oradores e outros, como apenas ouvintes.

Essa imagem é da equipe da Lemontech, que organiza rodas de discussão no Gather com cadeiras identificadas por cores. As pessoas nas cadeiras vermelhas estão lá para observar. Quem estiver nas cadeiras brancas, pretas ou azuis pode participar da conversa. 

Quer inspiração? Confira estes oito formatos de reunião que você pode realizar no seu escritório no Gather.

Adicionar objetos colaborativos, como um quadro branco ou temporizador Pomodoro

Quando você está conduzindo uma sessão de brainstorm da equipe ou fazendo anotações da reunião, geralmente é útil fazer isso em um espaço de trabalho compartilhado para que todos possam ver o que está acontecendo.

Os objetos de quadro branco no Gather foram desenvolvidos pela Eraser. Eles proporcionam um espaço de trabalho compartilhado onde a equipe pode fazer anotações ou desenhar em uma tela de forma colaborativa.

Quando a reunião termina, você pode baixar seu trabalho ou deixá-lo no quadro branco. Assim como na vida real, ele ficará lá até você retornar.  

Além do quadro branco, você pode inserir um URL em qualquer objeto no Gather. Essa é uma ótima maneira de vincular suas ferramentas para todos terem acesso a elas no seu escritório.

Outro item integrado que recomendamos é o temporizador Pomodoro, que implementa automaticamente a técnica Pomodoro. Ele combina muito bem com espaços de coworking, pois mantém todos concentrados por um determinado período antes de incentivá-los a fazer uma pausa social. 

Boas práticas para reuniões no Gather

Para aproveitar ao máximo as reuniões no Gather, recomendamos que você não se limite à reunião e interaja com seus colegas antes e depois dela. 

1. Vão juntos para a reunião

Enquanto você se prepara para uma chamada, passe na mesa do seu colega e o acompanhe até a reunião. O Gather traz de volta essas oportunidades de conversas casuais fora da reunião. 

Está indo para uma reunião do departamento ou reunião geral da empresa? Essas são ótimas oportunidades de colocar o papo em dia com pessoas com quem você não costuma interagir no dia a dia.  

2. Responda às perguntas complementares assim que a reunião terminar

Já se foi o tempo em que você saía de uma chamada no Zoom e tinha que agendar outra só para um acompanhamento rápido com uma pessoa. 

Ao sair de uma reunião no Gather e voltar para sua mesa, você pode facilmente conversar com alguém para um acompanhar as ações a serem tomadas ou avaliar as reações. Isso evita a necessidade de agendar outras chamadas e ajuda todos a agir mais rapidamente. 

3. Limpe a sua agenda e cancele algumas reuniões 

O Gather facilita a realização de conversas rápidas e encontros informais. Se sua agenda está lotada de bate-papos e reuniões diárias que servem principalmente para você sentir uma conexão com a equipe, considere cancelar essas reuniões e trocá-las por conversas improvisadas.  

Ao trabalharem juntos no escritório virtual, você sentirá essa conexão só por estarem presentes no mesmo espaço. Dessa forma, sua agenda ficará livre para conversas importantes que realmente precisam ser agendadas com antecedência. 

Reúna sua equipe e faça ótimas reuniões no Gather

Essas dicas ajudarão você a organizar reuniões por vídeo produtivas e envolventes para sua equipe remota no Gather.

Se seu escritório já está montado, baixe a extensão de reuniões do Gather para o Chrome ou faça login para começar a personalizar áreas de reunião. 

Se você quer experimentar o Gather pela primeira vez, reúna sua equipe e comece a organizar reuniões incríveis.

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