Limitar o acesso com senhas, listas de convidados ou por domínio

Riley
Riley
  • Atualizado
Como restringir o acesso ao seu Espaço por senha, lista de convidados ou domínio. 

Senha do Espaço

Por padrão, qualquer pessoa com o URL do seu Espaço pode acessá-lo. Geramos Espaços de forma automática usando uma sequência de caracteres aleatórios bastante significativa de modo a impedir o acesso por adivinhação. No entanto, quanto mais seu link é distribuído, maior é a possibilidade de surgirem visitas indesejadas. 

Gerenciar a partir das configurações do Espaço

Para evitar visitas indesejadas, você pode proteger seu Espaço facilmente com uma senha. Abra as Configurações no menu principal. Com a guia Espaço aberta, selecione Acesso ao Espaço.  Informe uma senha do Espaço.

O modal de Configurações do Espaço está aberto com a seção “Acesso ao Espaço” selecionada e destacada em vermelho. A primeira opção que aparece é Senha do Espaço, com um campo para inserir a senha. Os botões de Salvar e Remover estão ao lado do campo de senha.Abra as Configurações do Espaço. Clique em Acesso ao Espaço no menu de navegação esquerdo, depois adicione uma Senha do Espaço.

Para remover a senha, selecione Remover (se houver).

Gerenciar a partir do Painel do Espaço

Se preferir, você pode abrir seu Painel do Espaço. Selecione Acesso ao Espaço no menu de navegação esquerdo do painel. Ative a opção Senha do Espaço, informe uma senha e selecione Salvar

O Painel do Espaço aberto na seção “Acesso ao Espaço”, com o recurso “Senha do Espaço” destacado em vermelho. É exibido um campo para inserir a senha com um botão Salvar e um botão de alternância para ativar ou desativar a senha.Você também pode adicionar uma senha por meio do Painel do Espaço. Selecione Acesso ao Espaço, ative a Senha do Espaço e informe uma senha.

Para remover a senha do painel, desative a configuração Senha do Espaço.

Experiência do usuário

Quando uma pessoa tenta entrar em um Espaço protegido por senha, ela vê a seguinte mensagem:

Uma mensagem que diz “O Espaço tem acesso restrito. Para entrar neste Espaço, informe a senha”, com um campo de texto e um botão Enviar.Espaços com senha exigem que os convidados informem a senha correta para entrar.

Aviso: se você remover ou alterar uma senha enquanto houver pessoas em seu Espaço, todas elas ressurgirão nos seus quadrados de surgimento padrão.

Acesso somente à lista de convidados

Para reforçar a segurança, você pode limitar o acesso ao Espaço a uma lista de convidados. Somente os usuários que fizerem login com um dos e-mails da lista poderão entrar no Espaço. Este artigo explica como adicionar ou atualizar a lista de convidados do seu Espaço, e fornece dicas e soluções para problemas relacionados a este recurso. 

Observação: a lista de convidados não está mais disponível em Espaços de trabalho remoto ou de socialização da equipe. Nesses Espaços, é possível controlar o acesso usando o nosso novo recurso de Check-in de convidados

Criar uma lista de convidados

O primeiro passo é criar uma lista de convidados. Você pode fazer isso em Planilhas Google, Excel, Numbers ou em qualquer programa que permita salvar/exportar um arquivo como .csv (valores separados por vírgula). Crie as seguintes colunas:

  • Coluna A = “e-mail” (obrigatório).
  • Coluna B = “nome” (opcional, define o nome do convidado no Gather. Se você fornecer um nome no arquivo .csv, a pessoa não poderá alterá-lo quando estiver no Espaço. Deixe o campo em branco se quiser permitir que os convidados definam os próprios nomes.)
  • Coluna C = “função” (opcional, descreve a função da pessoa no Espaço. Este campo é apenas para uso interno e não atribui uma função de usuário no Espaço.)
  • Coluna D = “afiliação” (opcional, é a informação exibida abaixo do nome da pessoa no cartão de informações do usuário, disponível na lista de Participantes. Veja o exemplo na captura de tela abaixo.)

 

 

 

 

Observação: a coluna A deve conter os endereços de e-mail. Os dados são opcionais nas colunas B, C e D. 

Salve o arquivo como .csv.

Visualização de uma planilha com anotações. A coluna A lista vários endereços de e-mail, a coluna B lista nomes, a coluna C lista funções, como convidado, funcionário e palestrante, e a coluna D inclui algumas afiliações. A imagem do cartão de informações de um convidado mostra um exemplo de onde a afiliação aparece ao ser informada na lista de convidados.Na sua planilha, adicione os endereços de e-mail na coluna A. Os dados opcionais podem ser inseridos para exibir o nome, a função e a afiliação. A informação de afiliação aparecerá no cartão de informações do convidado (disponível ao selecionar um nome na lista de Participantes).

Dica: use o campo de afiliação para fornecer detalhes úteis sobre uma pessoa, por exemplo, para identificar a equipe de ajuda ou a organização de um palestrante convidado. 

Enviar uma lista de convidados

Abra o Painel do Espaço. Selecione Acesso ao Espaço no menu de navegação esquerdo. Selecione Carregar .csv. Procure o seu arquivo .csv da lista de convidados e selecione Abrir no explorador de arquivos do computador.

O Painel do Espaço com a seção “Acesso ao Espaço” aberta. O botão “Carregar .csv” está destacado em vermelho. No Painel do Espaço, selecione Acesso ao Espaço, em seguida, na seção Lista de convidados, clique em Carregar .csv.

Sua lista de convidados será adicionada e aparecerá uma nova seção somente leitura Lista de convidados analisada

Depois de enviar uma lista de convidados, seu conteúdo aparecerá na seção Lista de convidados analisada.

Adicionar mais convidados

Para adicionar mais convidados, selecione Adicionar mais .csv. Procure o seu arquivo .csv novo ou atualizado e selecione Abrir no explorador de arquivos do computador. (Pode ser uma cópia atualizada com o nome de arquivo original ou com um nome completamente diferente.) A seção Lista de convidados analisada mostra as atualizações da sua lista de convidados. 

Observação: se precisar remover convidados completamente, apague-os do seu arquivo .csv e selecione Carregar .csv para substituir o arquivo existente.

Definir um contato de ajuda para a lista de convidados

Informe um endereço de e-mail para os visitantes entrarem em contato caso tentem entrar no Espaço sem estar na lista de convidados. Selecione Salvar. (Veja abaixo como essa mensagem aparece para os convidados.)

Baixar a lista de convidados

Para baixar um arquivo .csv da sua lista atual de convidados, incluindo qualquer adição feita com Adicionar mais .csv, selecione Baixar.

Remover lista de convidados

Para excluir sua lista de convidados, selecione Remover.

O que os convidados veem

Quando uma pessoa acessa um Espaço com lista de convidados, uma mensagem aparece solicitando que ela faça o login. 

Uma mensagem com o título “O Espaço tem acesso restrito” e a descrição “Crie uma conta ou faça login para entrar no Espaço. Marque esta caixa se quiser que todos os seus dados/conta sejam excluídos após o evento.” Um botão Fazer login é exibido abaixo da descrição.A mensagem que o visitante vê ao acessar um Espaço com lista de convidados sem ter feito login.

Ao clicar em Fazer login, é solicitado que o visitante faça login com seus dados de acesso do Google ou informe o endereço de e-mail. No endereço de e-mail informado, ele receberá um código de autenticação de seis dígitos para uso único. Esse código poderá ser usado para entrar no Espaço.

Se o e-mail usado no login não estiver na lista de convidados, depois de inserir o código de autenticação, o visitante verá uma mensagem informando que ele não tem acesso ao Espaço. Se um e-mail de contato de ajuda foi fornecido na lista de convidados, esse e-mail será exibido.

Uma mensagem com o título “O Espaço tem acesso restrito” e a descrição “Sua conta (e-mail ocultado) não tem acesso a este Espaço. Faça login com uma conta diferente ou fale com a pessoa responsável por este Espaço (e-mail ocultado)”, com um botão Sair.A mensagem que o visitante vê ao acessar um Espaço com uma lista de convidados que não inclui seu e-mail.

Dicas e soluções de problemas

  • As listas de convidados são vinculadas a Espaços individuais, não a contas.
  • Ter uma lista de convidados substitui a proteção por senha.
  • Você pode adicionar a restrição por domínio de e-mail antes de incluir a lista de convidados, e os dois funcionarão juntos. No entanto, você não pode adicionar a restrição por domínio de e-mail depois de incluir a lista de convidados.
  • Não consegue acessar o Espaço? Certifique-se de que seu e-mail está na lista de convidados! (Sim, você deve adicionar seu próprio e-mail como administrador/proprietário do Espaço.)
  • Não consegue alterar seu nome em um Espaço? Peça para o organizador alterar seu nome na lista de convidados ou deixar o campo em branco para que você possa alterá-lo.
  • Ocasionalmente, você pode ver uma mensagem de erro que diz: “line undefined: Unable to auto-detect delimiting character; defaulted to“ (linha indefinida: não foi possível detectar automaticamente o caractere delimitador; o padrão é), que se parece com isto:

    an image with the words, "line undefined: Unable to auto-detect deliminating character; defaulted to ","

    Isso pode acontecer se alguns endereços de e-mail no seu CSV contiverem vários pontos e você tiver somente duas colunas/categorias.  A maneira mais rápida de contornar isso é adicionar uma coluna para “função” em seu arquivo.

Restringir o acesso por domínio

Se você tiver feito uma reserva ou tiver uma assinatura do seu Espaço, poderá adicionar mais um método de segurança para restringir o acesso ao Espaço por domínio de e-mail. Isso significa que, para entrar no seu Espaço, a pessoa deve fazer login com um e-mail que corresponda aos domínios listados.

Observação: a restrição de acesso por domínio de e-mail está disponível apenas em Espaços Premium (pagos).

Para limitar o acesso ao Espaço por domínio de e-mail, abra o seu Painel do Espaço. Selecione Acesso ao Espaço no menu de navegação esquerdo e ative o Acesso por domínio de e-mail. Informe os domínios que você quer que tenham acesso ao Espaço e clique em Salvar.

Observação: o domínio é a parte do endereço de e-mail após o símbolo @.

Visualização de um Painel do Espaço com a seção “Acesso ao Espaço” selecionada no menu de navegação esquerdo. A opção “Acesso por domínio de e-mail” está ativada e destacada em vermelho. No campo de domínios de e-mail, “gather.town” é exibido com um X ao lado. Um botão de Salvar é exibido à direita do campo. Para restringir o acesso ao seu Espaço por domínio de e-mail, abra o Painel do Espaço. Selecione Acesso ao Espaço e ative o Acesso por domínio de e-mail. Informe os domínios de e-mail e clique em Salvar.

Para remover um domínio das restrições, clique no X ao lado dele, depois em Salvar.

Permitir acesso aos funcionários do Gather

Se estiver com problemas e entrar em contato com o Gather solicitando suporte, talvez você tenha que nos conceder acesso ao seu Espaço para que possamos solucionar melhor o problema. Para permitir que a equipe do Gather acesse seu Espaço, vá para 

Faça reservas e modere seu Espaço.

Para abrir, clique no menu do Gather no menu de navegação esquerdo.

" href="javascript%3Avoid(0);" data-original-title="" title="" style="box-sizing: border-box; border-bottom: 3px double rgb(187, 187, 187);"Painel do Espaço e selecione Acesso ao Espaço no menu de navegação esquerdo. Ative Permitir acesso aos funcionários do Gather

Captura de tela do Painel do Espaço. Contornos vermelhos destacam a seção “Acesso ao Espaço”, no menu de navegação esquerdo, e a opção “Permitir acesso aos funcionários do Gather”. O botão está ativado, o que é indicado pela cor verde e pelo botão deslocado para a direita. Dê acesso ao seu Espaço aos funcionários do Gather a partir do Painel do Espaço. Clique em Acesso ao Espaço e ative a opção Permitir acesso aos funcionários do Gather.

Também é possível conceder esse acesso a partir das Configurações. Clique em Configurações no menu principal do seu Espaço. Na guia Espaço, selecione Acesso ao Espaço no menu de navegação esquerdo e ative a opção Permitir acesso aos funcionários do Gather.

Observação: não faz diferença conceder acesso a partir do Painel do Espaço ou das Configurações.

Alerta: os funcionários do Gather nunca pedirão a senha do seu Espaço.

Check-in de convidados em escritórios remotos

Convide pessoas para o seu escritório de trabalho remoto com tranquilidade usando a nossa nova experiência de Check-in de convidados no Gather. Você pode controlar a frequência com que os convidados podem entrar, mantendo seu Espaço seguro. Seus convidados podem passar por essa experiência de duas maneiras: ao entrar por um link de reunião e ao acessar diretamente o URL do seu Espaço. Este artigo explica os dois cenários.

 

Ativar o check-in de convidados

Para ativar o check-in de convidados, um administrador do Espaço precisará:

  1. Clicar em Configurações
  2. Clicar na guia Espaço
  3. Selecionar Acesso ao Espaço
  4. Ajustar o botão de alternância para Ativar o check-in de convidados

Se esta opção estiver desativada, os convidados ainda poderão entrar no Espaço, mas não passarão pelo fluxo de check-in descrito abaixo. Com essa função desabilitada, você ainda poderá gerenciar o acesso ao seu Espaço de outras maneiras.

Experiência de check-in dos convidados

Ao entrar em um Espaço, o convidado verá uma tela com a lista de todos os membros ativos no Espaço. Nessa lista, ele deverá selecionar a pessoa com quem ele quer falar. Feito isso, o membro escolhido terá a opção de aceitar ou recusar a solicitação.

https://dyzz9obi78pm5.cloudfront.net/app/image/id/63d0542b38488c7e183acc4d/n/1674597418910.png

Experiência como organizador

Se você tiver feito login na sua conta e estiver em um Espaço, receberá uma notificação se um convidado quiser entrar para falar com você. Você pode aceitar ou negar a entrada dessa pessoa. Se você negar, ela receberá uma notificação. Se aceitar, poderá optar por enviá-la para o saguão (ou local de surgimento) do seu Espaço ou permitir que ela vá direto para o local do Espaço onde você está.

https://dyzz9obi78pm5.cloudfront.net/app/image/id/63d0542b04aa49395f63cea8/n/1674597418632.png

Acesso de convidado

Por padrão, convidados que fazem check-in em um Espaço recebem acesso por 24 horas. Durante esse período, o convidado não precisará passar pelo processo de check-in. Caso tenha visitantes frequentes, você pode lhes conceder acesso de convidado com uma duração maior.

Para atribuir esse acesso, o convidado deve estar conectado à sua respectiva conta do Gather. Depois de conceder o acesso, o convidado receberá um e-mail com as informações. Se precisar fazer alterações, você poderá gerenciar a duração do acesso de convidado ou revogá-lo após sua criação.

Gerenciar a experiência de convidado

Para gerenciar o acesso de convidado e as configurações, siga estas etapas:

  1. Acesse as Configurações
  2. Clique na guia Espaço
  3. Clique em Gerenciar convidados

A partir daí, você pode visualizar os acessos de convidados Ativos, Expirados e Revogados, gerenciar convidados atuais e adicionar outros. 

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