Trazer pessoas para o seu Espaço no Gather é fácil. Basta convidá-las ou compartilhar o URL do Espaço. No entanto, em certos casos, pode ser útil ter mais controle sobre o acesso ao seu Espaço.

Pensando nisso, criamos algumas formas de adicionar uma camada extra de segurança ao seu edifício virtual, que incluem: 

• Exigir uma senha (disponível para todos os Espaços) 
• Exigir que o endereço de e-mail do usuário seja de um domínio específico (somente em Espaços pagos)
• Exigir check-in dos convidados (somente em Espaços de escritório)  
• Exigir que o usuário esteja em uma lista de convidados aprovados (somente em Espaços de conferência) 

Este artigo explicará os diferentes métodos para limitar o acesso ao Espaço. Com isso, você poderá escolher a melhor opção para sua equipe no Gather. 

Os membros de um Espaço poderão acessá-lo independentemente dessas configurações. As funções de usuário prevalecem sobre essas restrições de acesso e também determinam as permissões e os recursos que o usuário pode acessar no Espaço. 

Definir uma senha do Espaço (disponível para todos os Espaços) 

Quando um convidado tenta entrar em um Espaço protegido por senha, ele vê a seguinte mensagem:

Os membros não precisarão informar a senha para entrar no Espaço. 

Para definir a senha, abra as Configurações no menu principal. Com a guia Espaço aberta, selecioneAcesso ao Espaço. Informe a senha do Espaço.

Para remover a senha (se houver), selecione Remover.

Se preferir, você pode abrir seu painel do Espaço. Selecione Acesso ao Espaço no menu de navegação esquerdo do painel. Ative a opção Senha do Espaço, informe uma senha e clique em Salvar. 

Para remover a senha do painel, desative a configuração Senha do Espaço.

Se você remover ou alterar uma senha enquanto houver pessoas em seu Espaço, todas elas ressurgirão nos seus quadrados de surgimento padrão.

Restringir o acesso por domínio (somente em Espaços pagos) 

Se você tiver feito uma reserva ou for assinante do seu Espaço, poderá adicionar mais um método de segurança para restringir o acesso ao Espaço por domínio de e-mail. Isso significa que, para entrar no Espaço, o convidado deve fazer login com um e-mail que corresponda aos domínios listados. 

Para limitar o acesso por domínio de e-mail: 

1. Abra o menu principal (o logotipo do Gather) na barra de navegação inferior e clique em Configurações
2. Vá para Espaço > Avançado > Painel do Espaço
3. No Painel do Espaço, selecione Acesso ao Espaço
4. Ative o Acesso por domínio de e-mail
5. Informe os domínios que você quer que tenham acesso e clique em Salvar

Observação: o domínio é a parte do endereço de e-mail após o símbolo @.

Para remover um domínio das restrições, clique no X ao lado dele, depois em Salvar.

Os membros poderão acessar o Espaço mesmo que os endereços de e-mail deles não correspondam aos domínios listados. A função de usuário prevalece sobre a restrição de acesso por domínio. 

Exigir check-in dos convidados (somente em escritórios) 

Convide pessoas para o seu escritório de trabalho remoto com tranquilidade. É possível controlar a frequência com que os convidados podem entrar no seu Espaço e recepcioná-los facilmente quando chegarem. Seus convidados podem passar por essa experiência de duas maneiras: ao entrar por um link de reunião e ao acessar diretamente o URL do seu Espaço. 

A experiência de convidado

Ao tentar entrar no seu Espaço, o convidado verá uma tela com a lista de todos os membros ativos. Nessa lista, ele deverá selecionar a pessoa com quem ele quer falar. Feito isso, o membro escolhido terá a opção de aceitar ou recusar a solicitação.

Sua experiência como anfitrião

Se você tiver feito login na sua conta e estiver em um Espaço, receberá uma notificação quando um convidado chegar para falar com você. Você pode aceitar ou negar a entrada dessa pessoa. Caso negue, ela receberá uma notificação. Se aceitar, poderá optar por enviá-la para o saguão (ou local de surgimento) do seu Espaço ou permitir que ela vá direto para o local onde você está.

Ativar o check-in de convidados

Para ativar o check-in de convidados, um administrador do Espaço precisará:

1. Clicar em Configurações
2. Clicar na guia Espaço
3. Selecionar Acesso ao Espaço
4. Confirmar o botão Ativar o check-in de convidados

Por padrão, convidados que fazem check-in em um Espaço recebem acesso por 24 horas. Durante esse período, o convidado não precisará passar pelo processo de check-in. Caso tenha visitantes frequentes, é possível conceder acesso de convidado com uma duração maior.

Para você atribuir esse acesso, o convidado deve estar conectado à sua respectiva conta do Gather. Quando o acesso é concedido, o convidado recebe um e-mail com as informações. Se precisar fazer alterações, você poderá gerenciar a duração do acesso de convidado ou revogá-lo.

Gerenciar a experiência de convidado

Para gerenciar as configurações e o acesso de convidado, siga estas etapas:

1. Acesse as Configurações
2. Clique na guia Espaço
3. Clique em Gerenciar convidados

A partir daí, você pode visualizar os acessos de convidados Ativos, Expirados e Revogados, gerenciar convidados atuais e adicionar outros. 

Criar uma lista de convidados (somente em Espaços de conferência) 

Quando você cria uma lista de convidados, somente os usuários com endereço de e-mail nessa lista poderão entrar no seu Espaço de conferência. Ao tentar entrar no Espaço, o usuário verá esta mensagem: 

O primeiro passo é criar uma lista de convidados. Você pode fazer isso em Planilhas Google, Excel, Numbers ou em qualquer programa que permita salvar ou exportar um arquivo como .csv (valores separados por vírgula).

No seu documento, crie as seguintes colunas:

• Coluna A = “email” (obrigatório). 
• Coluna B = “name” (opcional, define o nome do convidado no Gather. Se você fornecer um nome no arquivo .csv, a pessoa não poderá alterá-lo quando estiver no Espaço. Deixe o campo em branco se quiser permitir que os convidados definam os próprios nomes.)
• Coluna C = “role” (opcional, descreve a função da pessoa no seu Espaço. Este campo é apenas para uso interno e não atribui uma função de usuário.)
• Coluna D = “affiliation” (opcional, é a informação exibida abaixo do nome da pessoa no cartão de informações do usuário, disponível na lista de Participantes. Veja o exemplo na captura de tela abaixo.)

Dica: use o campo de afiliação para fornecer detalhes úteis sobre uma pessoa. Por exemplo, para identificar a equipe de apoio ou a organização de um palestrante convidado. 

Os endereços de e-mail no arquivo CSV devem ter apenas letras minúsculas. No momento, letras maiúsculas não são compatíveis, podendo resultar em erros. 

Quando a lista de convidados estiver pronta, abra seu painel do Espaço. Selecione Acesso ao Espaço no menu de navegação esquerdo. Role a tela até a seção “Lista de convidados” e selecione Carregar .csv para enviar seu arquivo com a lista. 

Quando a lista de convidados for adicionada, aparecerá uma nova seção somente leitura, chamada Lista de convidados analisada. 

Adicionar ou remover convidados

Para adicionar mais convidados, selecione Adicionar mais .csv e envie o arquivo novo ou atualizado da lista. (Pode ser uma cópia atualizada com o nome de arquivo original ou um nome completamente diferente.) A seção Lista de convidados analisada mostrará as atualizações da sua lista de convidados. 

Para remover convidados específicos, apague-os do seu arquivo .csv e selecione Carregar .csv para substituir a lista existente.

Para remover completamente a lista de convidados, selecione Remover. 

Definir um contato de ajuda

Se uma pessoa que não está na lista de convidados tentar entrar no seu Espaço, ela verá a seguinte mensagem. 

Use a opção Definir um contato de ajuda para a lista de convidados para informar um endereço de e-mail de contato caso alguém precise de ajuda para acessar o Espaço. 

Dicas e soluções de problemas com listas de convidados

• As listas de convidados são vinculadas a Espaços de conferência, não à sua conta.
• Ter uma lista de convidados substitui a proteção por senha. 
• Você pode adicionar a restrição por domínio de e-mail antes de incluir a lista de convidados, e os dois funcionarão juntos. No entanto, você não pode adicionar a restrição por domínio de e-mail depois de incluir uma lista de convidados.
• Não consegue acessar o Espaço? Verifique se o seu e-mail está na lista de convidados! (Sim, você precisa adicionar seu próprio e-mail, mesmo que seja um administrador ou proprietário do Espaço.)
• Talvez você veja uma mensagem de erro que diz: “line undefined: Unable to auto-detect delimiting character; defaulted to ,“ (linha indefinida: não foi possível detectar automaticamente o caractere delimitador; o padrão é vírgula), conforme esta imagem:
  
  Isso pode acontecer se alguns endereços de e-mail no seu CSV contiverem vários pontos e você tiver somente duas colunas ou categorias. A maneira mais rápida de contornar isso é adicionar uma coluna para “função” em seu arquivo.

Permitir acesso aos funcionários do Gather

Se você estiver com problemas e pedir suporte ao Gather, talvez tenha que nos conceder acesso ao seu Espaço para que possamos solucionar melhor o problema. Para permitir que a equipe do Gather acesse seu Espaço, vá para o seu painel do Espaço e selecione Acesso ao Espaço no menu de navegação esquerdo. Ative Permitir acesso aos funcionários do Gather. 

Também é possível conceder acesso na tela Configurações. Clique em Configurações no menu principal do seu Espaço. Na guia Espaço, selecione Acesso ao Espaço no menu de navegação esquerdo e ative a opção Permitir acesso aos funcionários do Gather.

Não faz diferença conceder acesso pelo painel do Espaço ou pelas Configurações.

Os funcionários do Gather nunca pedirão a senha do seu Espaço.