Gather でのミーティングのベストプラクティス

Riley
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Gather で一緒に仕事をすると、気軽に顔を合わせて会話をすることができます。 しかし、グループで話し合う場合や、事前に話し合いの予定を入れておきたい場合は、ミーティングの予定を立てておくと便利なときもあります。

このガイドでは、Gather のバーチャルオフィスで生産的で効果的なミーティングを行うための方法をご紹介します。 

Gather でミーティングをスケジュールする

Gather でミーティングをスケジュールするには、主に 2 つの方法があります。

  1. Gather で直接スケジュールする
  2. Gather Meetings Chrome 拡張機能でスケジュールする

Gatherで直接ミーティングをスケジュールする

下部のナビゲーションバーにある「カレンダー」アイコンをクリックします。

「Google カレンダーをリンクする」または「Outlook カレンダーをリンクする」をクリックします。 これにより、Gather 内から直接新しいカレンダーイベントを作成できるようになりました。このパネルに今後のミーティングも表示されます。

Gather でミーティングをスケジュールする際、以下の 3 つの場所から開催場所を選ぶことができます。

  1. オフィス内の特定の場所
  2. 自分のデスク
  3. 任意の空いているプライベートエリア

特定の場所でミーティングをスケジュールしても、ミーティング当日にその場所が空いている保証はありません。 実際のオフィスと同じように、前のミーティングが長引いてしまったり、あなたがその場所でミーティングをしようとしていることにチームメンバーが気づかず、そのエリアに入ってしまう可能性もあります。 空いている場所で確実にミーティングを予約するには、「空いているプライベートエリア」を選択することをおすすめします。

ミーティングがスケジュールされたら、カレンダーパネルでイベントを表示して、簡単にミーティングにアクセスできます。 「参加する」というボタンが表示され、このボタンをクリックするとワンクリックで目的のミーティング場所まで移動でき、手動でオフィス内を移動する手間が省けます。(もちろん、手動で移動してもかまいません!)

また、同じ「参加する」ボタンが付いたアプリ内通知も届きます。

既存のミーティングを Gather で行いたい場合 も、Gather では自動的にカレンダーを確認して、定期的に開催されるミーティングを探し、Gather のミーティングの場所を追加できます。これにより、これらのイベントを自力で探し出す必要がなくなります。 「カレンダー設定」に移動し、「Gather へ移行する」を選択します。

Google カレンダーでミーティングをスケジュールする

まずは Gather Meetings Chrome 拡張機能をダウンロードし、ミーティングをスケジュールするスペースを選択します。

インストールが完了すると、カレンダーイベントを作成する際に「Make it a Gather meeting」という新しいボタンが表示されます。 これをクリックすると、Gather でイベントを直接作成する場合と同じ 3 つの場所のオプションが表示されます。

  1. オフィス内の特定の場所
  2. 自分のデスク
  3. 任意の空いているプライベートエリア

会議の参加者は、カレンダーイベント (Google または Gather 内) のリンクをクリックするか、バーチャルオフィス内で直接その場所に移動することで、通話に参加することができます。

ミーティング中のやり取り

Gather でメンバーと会話する際は、他のビデオ会議アプリでおなじみの機能が利用できます。

ビデオビューの変更

通話中に画面右上に表示されるボタンをクリックすると、ビデオビューを変更できます。

1. マップビュー: 気軽なコワーキングセッションやちょっとしたおしゃべりにおすすめ

このビューでは、バーチャルオフィスが前面中央に表示され、同僚のビデオが画面上部に小さく表示されます。 話しながらオフィスの動きを見たい場合に最適です。

2. ミーティングビュー: 集中した会話やミーティングにおすすめ

このビューでは通話相手のビデオが優先的に表示され、グリッド状に配置されます。 オフィスの様子に気を取られたくないときや、会話に集中したいときに最適です。

3. 全画面ビュー: 通話相手が画面を共有しているときにおすすめ

共有されているビデオをクリックすると、全画面ビューになります。 これにより、そのウィンドウが中心となり、他のウィンドウはすべて左側に移動します。 これは、誰かが画面を共有している場合や、特定の人に集中したい場合に最適です。

ビデオビューの詳細については、こちらをご覧ください。

画面を共有する

Gather では複数の人が同時に画面を共有できます。 そのため、特にペアプログラミングをするような場合、複数の画面を簡単に行き来できるので便利です。

Gather のデスクトップアプリを使った画面共有の例。 左のビデオはミニモードで表示されています。

画面を共有するには、コンピューターやブラウザーで権限を許可する必要があります。 詳しくはこちらのヘルプ記事をご覧ください。

背景ぼかしとバーチャル背景

Gather でビデオの背景を変更するには、下部のナビゲーションバーにあるビデオのボタンをクリックします。 「背景と効果」をクリックします。

背景をぼかしたり、バーチャル背景を設定できるようになります。 Gather のプリセットから選択することも、独自の背景をアップロードすることもできます。

バーチャル背景の詳細については、こちらをご覧ください。

ミーティングのチャットとリアクション

リモートチームのミーティングで重要なのは、ミュートしたままやりとりできることです。 Gather でチームメイトとミュートでやりとりするには、チャットリアクションの 2 つの方法があります。

チャットパネルは画面右側に表示されます。 チャットを送信できる相手は以下のとおりです。

  • ルーム / ミーティング内の全員
  • オフィス内の全員
  • 特定のユーザー (ダイレクトメッセージ)

チャットを使えば、誰かが話している最中に質問したり、アイデアを共有したりすることができます。

リアクションを使えば、1 つの絵文字で即座に反応できます。 リアクションは左下にリアルタイムで表示されるので、そのときのチームの雰囲気が伝わってきます。

リアクションを追加するには、画面下のエモートバーを使います。 また、質問がある場合は「挙手」することもできます。この場合、発言したいことが視覚的に示されます。

ミーティングを非公開にする

バーチャルオフィスで仕事をするメリットのひとつに、実際のオフィスと同じように、会話が行われているのを確認でき、いつでも気軽に話しかけられるという点が挙げられます。

しかし、機密性の高い会話をするときは、プライバシーが必要な場合もあるでしょう。 そのような場合は、ミーティングをロックすることができます。

Gather でミーティングをロックするには、 参加者画面を開きます。 現在いるエリアの名前の横に南京錠のアイコンがあります。 このアイコンをクリックすると、そのエリアのロック / ロック解除が切り替わります。

ミーティングがロックされると、そのエリアに入るには参加許可のリクエストが必要となります。 こうすることで、間違って人が入ってくるのを防ぐことができます。

機密性の高い会話を行う際に知っておくべきその他のこと

  1. チャットメッセージは、全員がミーティングエリアから退出すると消えます。
  2. 参加者画面にはミーティングスペースにいる全員が表示されるので、誰と話しているかを正確に確認できます。

オリジナルの会議室を作る

あなたのバーチャルオフィスには、すでにさまざまなミーティングスペースがあるかもしれません。 (よくわからない場合は、 こちらで Gather オフィスのレイアウト案をご覧ください。

バーチャルオフィスのメリットは、実際に家具を移動したり購入したりすることなく、簡単に模様替えができることです。 また、自由に動き回れるスペースがあるため、一般的なビデオ通話よりもダイナミックなミーティングが行えます。

たとえば、一部の参加者が話し手となり、他の参加者は聞き手となるフィッシュボウル形式の会議を設定することもできます。

この画像は Lemontech チームから提供いただいたものです。このチームは、Gather 内で色分けされた椅子を用いてフィッシュボウルを開催しています。 赤の椅子に座った人は発言をせずに話を聞きます。 白、黒、青の椅子に座った人は誰でも会話に参加できます。

アイデアが必要な場合は、 Gather のオフィスで実践できる 8 つのミーティング形式をチェックしてみてください。

ホワイトボードやポモドーロタイマーなどの共同作業用オブジェクトを追加する

チームでブレーンストーミングを行ったり、ミーティングのメモをとったりする際には、全員が内容を確認できるように共有ワークスペースで行うのが効果的です。

Gather のホワイトボードオブジェクトは、Eraser の機能を利用しています。 これを使えば、共有ワークスペースでチームが共同でメモを取ったり、キャンバスに絵を描いたりすることができます。

ミーティングが終了したら、書いた内容をダウンロードするか、ホワイトボードに残すことができます。 現実と同じように、ホワイトボードはそのまま残るので、後でまた見返すことができます。  

ホワイトボードオブジェクト以外にも、Gather のあらゆるオブジェクトに URL を埋め込むことができます。 この機能を使ってツールをリンクさせると、オフィスにいながら誰でもツールにアクセスできるようになります。

ポモドーロテクニックを自動的に実行するポモドーロタイマーも Gather に組み込まれているおすすめのアイテムです。 これはコワーキングスペースと組み合わせると効果的で、一定時間、全員が集中して仕事をし、その後そろって休憩を取ることができます。

Gather でのミーティングのベストプラクティス

Gatherでのミーティングを最大限に活かすには、ミーティングそのものにとどまらず、その前後に同僚とやりとりすることをおすすめします。

1. 一緒に歩いてミーティングに行く

通話の前に同僚のデスクに立ち寄り、一緒に歩いてミーティングに向かいましょう。 Gather では、こうしたミーティング以外のカジュアルな雑談の機会がたくさんあります。

部署の全体ミーティングや全社会議に向かう時間は、 普段はあまり会話を交わさない人と話す絶好のチャンスです。  

2. ミーティングが終了した直後にフォローアップの質問に答える

Zoom で通話を終えてから、特定の相手との簡単なフォローアップをするために次の通話を予定するのは、もう時代遅れです。

Gather のミーティングなら、ミーティングが終わってデスクに戻る間に、誰かと話してアクションアイテムに関するフォローアップをしたり、反応を見たりといったことも簡単に行えます。 こうすることで、何度も通話をスケジュールする手間が省け、通話参加者全員がすばやく行動を起こせるようになります。

3. カレンダーを整理し、ミーティングを減らす

Gather を使えば、ちょっとした会話やカジュアルな近況報告も簡単にできます。 カレンダーが、チームとのつながりを感じることを目的としたコーヒーチャットやスタンドアップミーティングで埋まってしまっている場合は、こうしたミーティングをキャンセルして、自然に発生するやりとりで済ませることを検討してみましょう。  

バーチャルオフィスで一緒に仕事をすれば、その場に一緒にいるだけでつながりを感じることができます。 こうすることで、前もって予定する必要がある重要な話し合いのためにカレンダーを空けておくことができます。

チームと一緒に Gather で充実したミーティングを実現させましょう

今回紹介したヒントを参考に、Gather を使って生産的で効果的なビデオ会議を開催しましょう。

オフィスがすでにセットアップされている場合は、Gather Meetings Chrome 拡張機能をダウンロードするか、ログインしてミーティングエリアのカスタマイズを始めましょう。

初めて Gather を使う準備ができたら、早速チームと一緒に有意義なミーティングを行いましょう。

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