Gather で自分のスペースにユーザーを招くのは、 招待するか、スペースの URL を共有するだけなのでいたって簡単です。 しかし、自分のスペースに誰が入れるかを細かく管理できると便利な場合もあります。

Gather では、バーチャル空間のセキュリティを強化する方法をいくつかご用意しています。 その一部をご紹介します。

• パスワードを必須にする (すべてのスペースで利用可能)
• 特定のドメインのメールアドレスを必須にする (有料スペースのみ)
• ゲストのチェックインを必須にする (オフィススペースのみ)
• 承認済みゲストリストへの登録を必須にする (カンファレンススペースのみ)

この記事では、Gather でチームにとって最適なオプションを選ぶ上で役に立つ、スペースへのアクセスを制限するさまざまな方法についてご紹介します。

スペースのメンバーであるユーザーは、これらの設定に関係なく入室できます。 ユーザーの役割は、これらのアクセス制限よりも優先され、スペースに入ったユーザーの権限やアクセスできる機能も役割によって決まります。

スペースのパスワードを設定する (すべてのスペースで利用可能)

ゲストがパスワードで保護されたスペースに入ろうとすると、次のメッセージが表示されます。

メンバーは、パスワードの入力なしでスペースに入れます。

これを設定するには、メインメニューの「設定」を開きます。 「スペース」タブが開いた状態で、「 スペースへのアクセス」を選択します。 スペースのパスワードを入力します。

パスワードを削除するには、「削除する (存在する場合)」を選択します。

そのほかに、スペースダッシュボードを開いて設定する方法もあります。 ダッシュボードの左側のナビゲーションメューで「スペースへのアクセス」を選択します。 「スペースのパスワード」をオンに切り替え、パスワードを入力して「保存」をクリックします。

ダッシュボードからパスワードを削除するには、「スペースのパスワード」設定をオフに切り替えます。

スペースにユーザーがいる間にパスワードを削除または変更すると、すべてのユーザーがデフォルトのスポーンタイルにリスポーンします。

ドメインによるアクセスの制限 (有料スペースのみ)

スペースに予約やサブスクリプションを設定している場合、メールドメインでスペースへのアクセスを制限することで、セキュリティ対策を強化できます。 この場合、ユーザーがスペースに入るには、ログインしており、アカウントのメールアドレスが設定したドメインと一致している必要があります。

メールドメインでアクセスを制限するには、次の操作を行います。

1. 下部のナビゲーションバーにある「メインメニュー」ボタン (Gather のロゴ) を開き、「設定」をクリックします。
2. 「スペース」>「高度」>「スペースダッシュボード」の順に開きます。
3. 「スペースダッシュボード」から、「スペースへのアクセス」を選択します。
4. 「メールドメインアクセス」をオンに切り替えます。
5. アクセスを許可するドメインを入力し、「保存」を選択します。

注意: メールドメインとは、メールアドレスの @ マーク以降の部分を指します。

メールドメインの制限を解除するには、ドメインの横にある「×」を選択し、「保存」をクリックします。

メンバーの場合、メールアドレスがドメインと一致しなくても、スペースに入れます。 ユーザーの役割は、ドメインによるアクセス制限よりも優先されます。

ゲストのチェックインを必須にする (オフィスのみ)

安心してゲストをリモートワークのオフィスに招待しましょう。 ゲストが自分のスペースに入る頻度を管理し、ゲストが入室した際に出迎えやすくすることができます。 ゲストがチェックインを行う方法は 2 通りあります。1 つはミーティングのリンクからアクセスする方法、もう 1 つは直接スペースの URL にアクセスする方法です。

ゲスト側の流れ

ゲストがスペースに入ろうとすると、すべてのアクティブなメンバーのリストが表示され、 その中からどのメンバーに会うかを選択するよう促されます。 ゲストが相手を選ぶと、そのメンバーにはリクエストを受け入れるか拒否するかの選択肢が表示されます。

ホスト側の流れ

アカウントにログインしていて、スペースでアクティブな状態である場合、ゲストがスペースに入り、あなたに話しかけようとしているという通知が届きます。 その際、入室を許可するか拒否するかを選択できます。 入室を拒否した場合、ゲストに通知が送られます。 入室を許可した場合、ゲストをロビーまたはスポーン地点に送るか、あなたが現在いる場所で直接会うかを選択できます。

ゲストチェックインを有効にする

ゲストチェックイン機能を有効にするために、スペース管理者は次のことを行う必要があります。

1. 「設定」をクリックします。
2. 「スペース」タブをクリックします。
3. 「スペースへのアクセス」をクリックします。
4. 「ゲストのチェックインを有効にする」をオンにします。

デフォルトでは、スペースにチェックインしたゲストは 24 時間アクセスすることができます。 このため、ゲストは 24 時間チェックイン手続きをせずにスペースを利用できます。 頻繁に利用するゲストがいる場合は、期間を長く設定したゲストアクセスを割り当てることができます。

ゲストアクセスを発行するには、ゲストが Gather アカウントにサインインしている必要があります。 アクセス権を割り当てると、ゲストに詳細が記載されたメールが送信されます。 変更が必要な場合は、ゲストアクセス作成後も期間を管理したり、取り消したりすることができます。

ゲストアクセスを管理する

ゲストアクセスと設定を管理する方法は以下のとおりです。

1. 「設定」を開きます。
2. 「スペース」タブをクリックします。
3. 「ゲストを管理する」をクリックします。

この画面から、アクティブ、期限切れ、または取り消されたゲストアクセスの確認、現在のゲストの管理、新しいゲストの追加が行えます。

ゲストリストを作成する (カンファレンススペースのみ)

ゲストリストを作成すると、リストに登録されているメールアドレスでログインしたユーザーだけがスペースに入れます。 自分のスペースにユーザーが入ろうとすると、以下のような画面が表示されます。

はじめに、ゲストリストを作成します。 この作業は、Google スプレッドシート、Excel、Numbers、または CSV ファイル (カンマ区切り値) としてファイルを保存 / エクスポートできるプログラムを使って行うことができます。

文書に、次の列を作成します。

• A 列 = email (必須。メールアドレスを指定します。)
• B 列 = name (任意。Gather で表示されるゲストの名前を指定できます。 CSV ファイルに名前を入力した場合、そのユーザーはスペース内で名前を変更できません。 ゲストが自分の名前を設定できるようにする場合は、名前フィールドを空白のままにします。)
• C 列 = role (任意。スペース内でのユーザーの役割を説明できます。 このフィールドはあくまで内部で使用するためのものであり、ユーザーの役割を実際に割り当てるものではありません。)
• D 列 = affiliation (任意。所属など、参加者リストから利用できるユーザー情報カードで、個人名の下に表示される情報を指定できます。 下のスクリーンショットの例をご覧ください。)

ヒント: affiliation (所属) フィールドを使うことで、ヘルプスタッフやゲストスピーカーの所属団体など、その人に関する有益な情報を表示できます。

CSV ファイルのメールアドレスはすべて小文字で入力してください。 現時点では大文字はサポートされていないため、エラーが発生する可能性があります。

ゲストリストの準備ができたら、「スペースダッシュボード」を開きます。 左側のナビゲーションメニューで「スペースへのアクセス」を選択します。 ゲストリストのセクションまで下にスクロールし、「.csv をアップロードする」を選択してゲストリストのファイルをアップロードします。

ゲストリストが追加されると、新しく読み取り専用の「解析されたゲストリスト」セクションが表示されます。

ゲストを追加または削除する

ゲストを追加するには、「.csv を追加する」を選択し、新規または更新したゲストリストのファイルをアップロードします。 (これは、ファイル名の同じ更新版のファイルでも、まったく別の名前のファイルでもかまいません)。「解析されたゲストリスト」のセクションにゲストリストの更新内容が表示されます。

個々のゲストを削除するには、CSV ファイルから削除してファイルを保存し、「.csv をアップロードする」を選択して既存のリストを上書きします。

ゲストリストを完全に削除するには、「削除」を選択します。

問い合わせ先を設定する

ゲストリストに登録されていない人があなたのスペースに入ろうとすると、次のメッセージが表示されます。

「ゲストリストの問い合わせ先を設定する」オプションを使用して、スペースへの入り方についてサポートが必要な場合に連絡できるメールアドレスを入力します。

ゲストリストに関するヒントとトラブルシューティング

• ゲストリストはアカウントではなく、カンファレンススペースに関連付けられます。
• ゲストリストは、パスワード保護よりも優先されます。
• ゲストリストを追加する前であれば、メールドメイン制限を追加できます。また、メールドメイン制限とゲストリストは同時に機能します。 ただし、ゲストリストを追加した後にメールドメイン制限を追加することはできません。
• スペースにアクセスできない場合は、 ゲストリストに自分のメールアドレスがあるか確認してください。 スペースの管理者 / オーナーも自分のメールアドレスを追加する必要があります。
• 「line undefined: Unable to auto-detect delimiting character; defaulted to ','」というエラーメッセージが以下のように表示されることがあります。
  
  これは、CSV のメールアドレスの中に複数のピリオドが含まれていて、列 / カテゴリが 2 つしかない場合に発生することがあります。 これを回避する最も簡単な方法は、ファイルに「role」の列を追加することです。

スタッフのアクセスを許可する

問題が発生し、Gather にサポートを依頼する場合、トラブルシューティングのためにスペースへのアクセスを許可していただく必要があります。 Gather スタッフがスペースにアクセスできるようにするには、「スペースダッシュボード」にアクセスします。次に、左側のナビゲーションメニューで「スペースへのアクセス」を選択し、 「スタッフのアクセスを許可する」をオンにします。

また、「設定」から Gather スタッフにスペースへのアクセスを許可することもできます。 スペースのメインメニューにある「設定」をクリックします。 「スペース」タブで、 左側のナビゲーションメニューの「スペースへのアクセス」を選択し、「 スタッフのアクセスを許可する」をオンに切り替えます。

スペースダッシュボードまたはスペース設定のどちらからアクセスを許可しても違いはありません。

Gather スタッフがスペースのパスワードを尋ねることはありません。