パスワード、ゲストリスト、ドメインによるアクセス制限

Riley
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パスワード、ゲストリスト、ドメインでスペースへのアクセスを制限する方法をご紹介します。

スペースのパスワード

デフォルトでは、スペースへの URL さえあれば誰でもあなたのスペースにアクセスできるようになっています。 Gather では、URL を推測してアクセスすることを防ぐために、ランダムな文字列を使用してスペースを自動生成しています。しかし、リンクが広範囲を対象に公開されている場合、部外者がアクセスしてしまう可能性が高くなります。

スペース設定から管理する

部外者を防ぐために、パスワードで簡単にスペースを保護できます。 メインメニューから「設定」を開きます。 「スペース」タブが開いた状態で、「 スペースへのアクセス」を選択します。スペースのパスワードを入力します。

「スペース設定」モーダルが開いています。「スペースへのアクセス」が選択されていて、赤い線で囲まれています。 一番上に「スペースのパスワード」が表示されており、パスワードを入力するフィールドがあります。 パスワードを入力するフィールドの隣には、「保存」と「削除する」ボタンがあります。スペースの設定」を開きます。 左側のナビゲーションで「スペースへのアクセス」をクリックし、「スペースのパスワード」を追加します。

パスワードを削除するには、 削除する (存在する場合) を選択します。

スペースダッシュボードから管理する

そのほかに、スペースダッシュボードを開いて管理する方法もあります。 ダッシュボードの左側のナビゲーションメューで「スペースへのアクセス」を選択します。 「スペースのパスワード」をオンに切り替え、パスワードを入力して「保存」をクリックします。

スペースダッシュボードの「スペースへのアクセス」セクションが表示されています。スペースのパスワードが赤い線で囲まれています。 フィールドにパスワードの入力を促すメッセージと、「保存」ボタン、パスワードの設定をオン / オフに切り替えるスイッチが表示されています。スペースダッシュボードからパスワードを追加することもできます。 この場合、「スペースへのアクセス」を選択し、「 スペースのパスワード」をオンに切り替えて、パスワードを入力します。

ダッシュボードからパスワードを削除するには、「 スペースのパスワード」設定をオフに切り替えます。

ユーザーエクスペリエンス

誰かがパスワードで保護されたスペースに入ろうとすると、次のメッセージが表示されます。

メッセージには、「スペースへのアクセスは制限されています。 このスペースに入るには、パスワードの入力が必要です。」と書かれています。その下にテキストフィールドと「送信」ボタンが表示されています。パスワード付きのスペースに入るには、パスワードを正しく入力する必要があります。

警告: スペースにユーザーがいる間にパスワードを削除したり変更したりすると、すべてのユーザーがデフォルトのスポーンタイルにリスポーンします。

ゲストリスト限定アクセス

セキュリティを強化するために、スペースへのアクセスをゲストリストのユーザーだけに制限することができます。 この場合、ゲストリストに登録されているメールアドレスでログインしたユーザーだけがスペースに入れます。 この記事では、スペースのゲストリストを追加または更新する方法と、この機能のヒントとトラブルシューティングをご紹介します。

注意: ゲストリストは、リモートワークまたはチームの交流イベントでは利用できなくなりました。 これらのスペースでは、新しいゲストチェックイン機能を使ってゲストのアクセスを管理できます。

ゲストリストを作成する

はじめに、ゲストリストを作成します。 この作業は、Google スプレッドシート、Excel、Numbers、または CSV ファイル (カンマ区切り値) としてファイルを保存 / エクスポートできるプログラムを使って行うことができます。 以下の列を作成します。

  • A 列 = メールアドレス (必須)。
  • B 列 = 名前 (任意。Gather で表示されるゲストの名前を指定できます。 CSV ファイルに名前を入力した場合、そのユーザーはスペース内で名前を変更できません。 ゲストが自分の名前を設定できるようにする場合は、名前フィールドを空白のままにします。)
  • C 列 = 役割 (任意。スペース内でのユーザーの役割を説明できます。このフィールドはあくまで内部で使用するためのものであり、スペースにおけるユーザーの役割を実際に割り当てるものではありません。)
  • D 列 = 所属 (任意。参加者リストから利用できるユーザー情報カードで、個人名の下に情報が表示されます。 下のスクリーンショットの例をご覧ください。)

 

 

 

 

注意: A 列には必ずメールアドレスを記入してください。 B 列、C 列、D 列は任意です。

ファイルを CSV ファイルとして保存します。

注釈が付いたスプレッドシートが表示されています。 A 列には複数のメールアドレス、B 列には名前、C 列にはゲスト、スタッフ、スピーカーなどの役割、D 列には所属が記載されています。 ゲストリストから追加された場合、所属が表示される例として、ゲストの情報カードのビューが表示されています。スプレッドシートの A 列にメールアドレスを追加します。任意で、表示される名前、役割、所属のデータを追加することができます。 所属の情報は、ゲストの情報カードに表示されます (「参加者」リストで名前を選択すると表示されます)。

ヒント: 所属フィールドを使うと、ヘルプスタッフやゲストスピーカーの所属団体など、その人に関する有益な情報を表示できます。

ゲストリストをアップロードする

スペースダッシュボードを開きます左側のナビゲーションメニューで「スペースへのアクセス」を選択します。 「.csv をアップロードする」を選択します。 コンピューターのファイルエクスプローラーでゲストリストの CSV ファイルを見つけ、「開く」を選択します。

スペースダッシュボードで「スペースへのアクセス」セクションが開いています。 「.csv をアップロードする」ボタンが赤い線で囲まれています。 スペースダッシュボードから「スペースへのアクセス」を選択し、ゲストリストセクションで「.csv をアップロードする」を選択します。

ゲストリストが追加され、新しく読み取り専用の「解析されたゲストリスト」セクションが表示されます。

ゲストリストをアップロードすると、「解析されたゲストリスト」セクションに内容が表示されます。

ゲストを追加する

ゲストを追加するには、「.csv を追加する」を選択します。 コンピューターのファイルエクスプローラーで、新規または更新した CSV ファイルを見つけ、「開く」を選択します。 (これは、ファイル名の同じ更新版のファイルでも、まったく別の名前のファイルでもかまいません)。「解析されたゲストリスト」のセクションにゲストリストの更新内容が表示されます。

注意: ゲストを完全に削除する必要がある場合は、CSV ファイルから削除してファイルを保存し、「.csv をアップロードする」を選択して既存のファイルを上書きします。

ゲストリストの問い合わせ先を設定する

ゲストリストに登録されていないユーザーがスペースに入ろうとした際に連絡できるメールアドレスを入力し、 「保存」を選択します。 (ゲストに表示されるメッセージは下記に掲載されています。)

ゲストリストをダウンロードする

現在のゲストリスト (「.csv を追加する」で追加したものも含む) の CSV ファイルをダウンロードするには、「ダウンロード」を選択します。

ゲストリストを削除する

ゲストリストを削除するには、「削除」を選択します。

ゲストに表示される内容

ゲストがゲストリストのあるスペースにアクセスすると、サインインを促すメッセージが表示されます。

<」 src="https://dyzz9obi78pm5.cloudfront.net/app/image/id/619c0b0089b4160d517b23ce/n/space-access-guestlist-enter.png" alt="「スペースへのアクセスは制限されています」という見出しと「スペースに入るには、サインアップしてアカウントを作成するか、既存のアカウントにログインすると、スペースにアクセスできます。 イベント終了後、すべてのアカウント / データを削除する場合は、このボックスにチェックを入れてください。」という説明を含むメッセージが表示されています。 説明の下にサインインボタンがあります。">サインインしていないユーザーがゲストリストのあるスペースを訪れた際に表示されるメッセージです。</」>

サインイン」をクリックすると、Google の認証情報を使用してサインインするか、メールアドレスを入力するよう求められます。 メールアドレスを入力すると、1 回限り使用できる 6 桁の認証コードがメールで送信されます。 ユーザーは、このコードを使ってスペースに入ることができます。

ユーザーがサインイン時に入力したメールアドレスがゲストリストに登録されていない場合、認証コードを入力した後にスペースにアクセスできない旨のメッセージが表示されます。 ゲストリストの問い合わせ先を指定した場合は、そのメールアドレスが表示されます。

「スペースへのアクセスは制限されています」という見出しと、「お使いのアカウント (モザイク処理されたメールアドレス) はこのスペースにアクセスできません」というメッセージが表示されています。 その下に、「別のアカウントでサインインするか、このスペースの担当者 (モザイク処理されたメールアドレス) に連絡してください」と書かれていて、「サインアウト」ボタンがあります。サインインしたユーザーが、ゲストリストのあるスペースに訪問し、自分のメールアドレスがゲストリストに登録されていない場合に表示されるメッセージです。

ヒントとトラブルシューティング

  • ゲストリストはアカウントではなく、個々のスペースに関連付けられます。
  • ゲストリストは、パスワード保護よりも優先されます。
  • ゲストリストを追加する前であれば、メールドメイン制限を追加することができます。また、メールドメイン制限とゲストリストは同時に機能します。 ただし、ゲストリストを追加した後にメールドメイン制限を追加することはできません。
  • スペースにアクセスできない場合は、 ゲストリストに自分のメールアドレスがあるか確認してください。 スペースの管理者 / オーナーも自分のメールアドレスを追加する必要があります。
  • スペースで名前を変えられない場合は、 ホストにゲストリストの名前を変更してもらいましょう。または、名前フィールドを空白にしてもらえば、自分で変更することができます。
  • 「line undefined: Unable to auto-detect delimiting character; defaulted to ','」というエラーメッセージが以下のように表示されることがあります。

    an image with the words, "line undefined: Unable to auto-detect deliminating character; defaulted to ","

    これは、CSV のメールアドレスの中に複数のピリオドが含まれていて、列 / カテゴリが 2 つしかない場合に発生することがあります。  これを回避する最も簡単な方法は、ファイルに「役割」の列を追加することです。

ドメインでアクセスを制限する

スペースに予約やサブスクリプションを設定している場合、メールドメインでスペースへのアクセスを制限することで、セキュリティ対策を強化できます。 この場合、ユーザーがスペースに入るには、ログインしており、アカウントのメールアドレスが設定したドメインと一致している必要があります。

注意: メールドメインアクセス制限は、有料のプレミアムスペースでのみご利用いただけます。

メールドメインでスペースへのアクセスを制限するには、「スペースダッシュボード」を開きます。 左側のナビゲーションメニューで 「スペースへのアクセス」を選択し、「メールドメインアクセス」をオンに切り替えます。 スペースへのアクセスを許可するドメインを入力し、「保存」 を選択します。

注意: メールドメインとは、メールアドレスの@マーク以降の部分を指します。

スペースダッシュボードが開かれています。左側のナビゲーションメニューでは、「スペースへのアクセス」が選択されています。 「メールドメインアクセス」はオンに設定され、そのセクションが赤い線で囲まれています。 メールドメインのフィールドには、「gather.town」と表示され、その横に × 印がついています。 フィールドの右側に「保存」ボタンが表示されています。 メールドメインでスペースへのアクセスを制限するには、「スペースダッシュボード」を開きます。 「スペースへのアクセス」を選択し、「 メールドメインアクセス」をオンに切り替えます。 メールドメインを入力し、「保存」 を選択します。

メールドメインの制限を解除するには、ドメインの横にある「×」を選択し、「保存」をクリックします。

スタッフのアクセスを許可する

問題が発生し、Gather にサポートを依頼する場合、トラブルシューティングのためにスペースへのアクセスを許可していただく必要があります。 Gather のスタッフがスペースにアクセスできるように設定するには、以下にアクセスします。

スペースを予約して管理します。

左側のナビゲーションメニューGather メニューをクリックします。

" href="javascript%3Avoid(0);" data-original-title="" title="" style="box-sizing: border-box; border-bottom:3px double rgb(187, 187, 187); "「スペースダッシュボードを開き、左側のナビゲーションメニューで「スペースへのアクセス」を選択します。スタッフのアクセスを許可する」をオンにします。

スペースダッシュボードのスクリーンショット。 左側のナビゲーションメニューの「スペースへのアクセス」と「スタッフのアクセスを許可する」が赤い線で囲まれています。 スイッチが緑色に点灯し、右側に配置されているので、この機能がオンになっていることがわかります。 スペースダッシュボード」から、Gather スタッフにスペースへのアクセスを許可します。「スペースへのアクセス」をクリックし、「スタッフのアクセスを許可する」をオンに切り替えます。

また、「設定」から Gather スタッフにスペースへのアクセスを許可することもできます。 スペースのメインメニューにある「設定」をクリックします。 「スペース」タブで、 左側のナビゲーションメニューの「スペースへのアクセス」を選択し、「 スタッフのアクセスを許可する」をオンに切り替えます。

注意: スペースダッシュボードまたはスペース設定のどちらからアクセスを許可しても違いはありません。

警告: Gather スタッフがスペースのパスワードを尋ねることはありません。

リモートオフィスのゲストチェックイン

Gather の新しいゲストチェックイン機能を使って、安心してゲストをリモートワークのオフィスに招待しましょう。 ゲストが参加できる頻度を管理し、スペースを安全に保つことができます。 ゲストがミーティングのリンクから入る場合と、あなたのスペースの URL に直接アクセスする場合の 2 通りのパターンがあります。 この記事では両方のシナリオについて説明します。

 

ゲストチェックインを有効にする

ゲストチェックイン機能を有効にするには、スペース管理者は次のことを行う必要があります。

  1. 設定」をクリックします。
  2. スペース」タブをクリックします。
  3. スペースへのアクセス」をクリックします。
  4. ゲストのチェックインを有効にする」をオンにします。

これがオフの場合でもゲストはスペースに参加できますが、以下のチェックインフローは利用できません。 この機能を無効にしても、他の方法でスペースへのアクセスを管理することができます。

ゲストのチェックインの流れ

ゲストがスペースに入ると、スペース内のすべてのアクティブなメンバーのリストが表示されます。 そして、その中からどのメンバーに会うかを選択するよう促されます。 ゲストが相手を選ぶと、そのメンバーにはリクエストを受け入れるか拒否するかの選択肢が表示されます。

https://dyzz9obi78pm5.cloudfront.net/app/image/id/63d0542b38488c7e183acc4d/n/1674597418910.png

ホスト側の流れ

アカウントにログインしていて、スペースでアクティブな状態である場合、ゲストがスペースに入り、あなたに話しかけようとしているという通知が届きます。 その際、入室を許可するか拒否するかを選択できます。 入室を拒否した場合、ゲストに通知が送られます。 入室を許可した場合、ゲストをロビーまたはスポーン地点に送るか、スペース内のあなたがいる場所で直接会うかを選択できます。

https://dyzz9obi78pm5.cloudfront.net/app/image/id/63d0542b04aa49395f63cea8/n/1674597418632.png

ゲストアクセス

デフォルトでは、スペースにチェックインしたゲストは 24 時間アクセスすることができます。 このため、ゲストは 24 時間チェックイン手続きをせずにスペースを利用できます。 頻繁に利用するゲストがいる場合は、期間を長く設定したゲストアクセスを割り当てることができます。

ゲストアクセスを発行するには、ゲストが Gather アカウントにサインインしている必要があります。 アクセス権を割り当てると、ゲストに詳細が記載されたメールが送信されます。 変更が必要な場合は、作成後にゲストアクセスの期間を管理したり、取り消したりすることができます。

ゲストアクセスを管理する

ゲストアクセスと設定を管理する方法は以下のとおりです。

  1. 設定」を開きます
  2. スペース」タブをクリックします
  3. ゲストを管理する」をクリックします

この画面から、アクティブ、期限切れ、または取り消されたゲストアクセスを表示し、現在のゲストを管理し、新しいゲストを追加することができます。

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