管理者・マネージャー向け

Tanner
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コミュニケーションスキルは、どんなマネジャーにとっても習得すべき重要なスキルですが、実際のオフィスへ出勤しないリモートチームを管理する場合は、さらに重要になります。

視覚的な手がかり(誰が一緒に仕事をするのが好きか、誰がミーティングに参加しすぎているか、誰が孤立しているように見えるかなど)を失うと、マネージャーとして、チームの意欲と生産性を維持するために積極的に行動することが難しくなります。 また、その場で誰かに歩み寄ることができないことをフォローアップするために、1対1でのコミュニケーションを繰り返すことが多くなることと思います。

Gatherは、リモートチームにとって、お互いの仕事が可視化され、会話が自然にできる場所です。 特に管理者は、次のことができるバーチャル オフィスで働くことを好みます。:

  1. 迅速なフィードバックにより、直属の部下がより早くレベルアップできるよう支援します。

  2. 混乱や障害にすぐに対処し、チーム全体が仕事を続け、返答を待つ時間を短縮します。

  3. チームがあなたを必要としているとき、すぐに対応できるようにし、指示待ち時間を短縮します。

  4. テレワークをしている社員にとって、つながりを感じられるようにする。

実際、マネージャー・管理職方の多くが、Gather導入を検討したり、実際に利用しています!

このガイドでは、Gatherのバーチャルオフィスをどのように活用し、チームのリモート文化を強固なものにするためにはどうしたらいいのかということについて ご紹介します:

  1. タイムリーなフィードバック

  2. チームの可視化

  3. 新入社員のオンボーディング

  4. チームのオフィスアワー

注意:Gatherを始めて間もない場合、「スタートガイド(Getting Started Guide)」を最初に読むことで以下のような基本的な操作方法、「会話の始め方」、「オーディオ/ビデオの設定」、「オフィスの中での移動」の方法を確認することができます。

1. 迅速なフィードバック

次回のミーティングを待たずに、今必要なフィードバックができます。 Gatherなら、その場でフィードバックをしたり、相手を褒めたりすることができます。

カレンダーを確認して予定を決めたり、次の1対1で話す機会を待つような時間は減り、部下やチームメンバーが成長するための新しい機会やアイデアを共有する時間が増えます。 フィードバックやチェック待ちの時間が減少することにより、他のことに時間を使ったり、仕事をより効率的に進めることができます。

Gatherでフィードバックをするときの実践モデル

1. 会議後すぐにタイムリーなフィードバックができる

Gatherで会議をする利点の一つは、実際のオフィスのように会議後にオフィスに残ることができる点です。(Zoomだと会議が終わるとみんな退出してしまい誰も残れません。2回目の会議設定が必要です。)

会議終了後、フィードバックを伝えたい相手のもとに歩いて行きましょう。 まるで実際のオフィスのように、廊下で手短に会話したり、相手のデスクで話したり、個人的に伝えた方が良いフィードバックの場合、一緒にミーティングエリアまで歩いていくなど様々な使い方があります。

2. 机の上にメモを置き、感謝気持ちを伝える

書面による賞賛は、自分が認められ、評価されていると感じさせるのに大いに役立ちます。 誰かの努力を称えるために、お祝いの品と「手書き」のメッセージを書いたメモを机の上に残すことができます。

メモを残すには、個人デスクにカーソルを合わせ、「メモを残す」をクリックします。 机の上に置きたいものを選び、感謝のメッセージを入力します。 次に部下やチームメンバーがデスクに座ったときに、それに気が付くでしょう!

3. フィードバックセッションの時間を確認する

チームが1日中集まって仕事をしているとき、部下が自分のデスクで暇なのか、会議中なのか、チームメンバーと話しているのかなどを視覚的に把握することができます。

こうすることで、「10分間チャットできる時間ありますか?」などというメッセージを Slackで送る必要がなくなります。

4. フィードバックをした後も、部下の質問に応じられるよう、Gatherで待機しておく

フィードバックを共有した後は、フォローアップのために話しかけやすい状態にしておくことが大切です。 会議中でなければ、Gatherの個人デスクに座り、自分のステータスを「対応可能」にしておきましょう。

通常どおりにチームメンバーと協力し始めたのか? それとも、一人でデスクに座ってその日の残りの時間を過ごす際に「応答不可」モードになったのか? Gather上でオンラインになり、デスクに座っていることで、フィードバックを受け取った相手の反応を伺うことができます。

これらの視覚的な手がかりは、次の数日でどのように部下をフォローアップするかを決定するのに役立ちますし、 今後のフォローアップの仕方の参考にもなります。

2. チームの可視化

Gatherのバーチャルオフィスは、チームの活動を常に把握することができます。このような方法は、SlackやZoomではほぼ不可能に近いです。

オフィス内で人々が移動するのを見ることで、次のようなことを学ぶことができます:

  • 誰が協力し合うのが好きなか

  • 誰が会議に忙殺されているか

  • 誰が欠席したりさぼったりしているか

これらのパターンを観察すると、チームが最も効果的に機能する方法を学び、早期に介入して従業員のエンゲージメントとチームの生産性を高く保つことができます。

方法:

1. マップをズームアウトして俯瞰ビューを確認する

自分の席を立つことなく、オフィスのアクティビティを確認できます! チームメンバーがどこで仕事をしているのか、どのような状況なのか、誰と話しているのか、ズームアウトして全体を見渡すことができます。

マウスでズームイン/アウトするか、ユーザー設定でズームレベルを手動でコントロールすることができます。

2. 特定のチームメンバーを探す

特定のチームメンバーを探す場合は、右側の「参加者パネル」をご確認ください。

名前を検索し、ステータスやオフィスのどのエリアにいるかなどの情報を見ることができます。

用事がある人のところへ行くには:

  • マップ上で見つける」機能:あなたのアバターから相手のアバターまで線が引かれます。 (これはあなただけに表示され、相手はあなたが位置を特定していることに気づきません)

  • 「フォロー」機能:を使うと、あなたのアバターから相手のアバターまで自動的に歩き始めます。 (相手にはあなたがついてきているという通知が表示されるので、あなたが相手に知らせたい場合のみ、この操作を行ってください!)

3. 手を振って確認する

通常よりも、長い間「応答不可」モードになっているチームメンバーや、チーム共同作業エリアから遠ざかっているように見えるチームメンバーがいる場合は、 「おつかれさま」と挨拶をするために手を振ってみてください。

簡単でカジュアルな方法で、クイックにステータスチェックや、状況確認のための会話を行うことができます。

CTO Labs社のCTOと共同創業者であるMike Mengell氏が、Gatherを使うことで、普通のビデオ通話では得られない、チームの様子が見えると感じています。 彼は1日に数回、Gatherをフルスクリーンにしてオフィスに誰がいるか(またはいないか)、誰が誰と話しているか、 そして数時間「応答不可」モードだった人を確認します。そして、その人に挨拶をして連絡を取ります。

Mike氏にとって、Gather内での行動パターンを見ることで、従業員の心理状態の指標を得ることが、会話を促進し、チームメンバーの福祉やコラボレーションを改善するための手段であると語っています。 仕事や会議に忙殺されていないか? 孤立していないか? 何か個人的な問題に直面していないか? など

こちらから彼のすべてのストーリーを確認できます

3. 新入社員のオンボーディング

新しいチームメンバーが加入する際、強力なオンボーディングプロセスがあることは、彼らが会社やチームにスムーズに馴染めるようにする上で大変重要です。 また社員が定着する上でも不可欠です。

残念ながら、リモートの新入社員にとってオンボーディングは、何度も何度もZoomコールを繰り返したり、延々と規約についての文書に記入したりと大変しんどいものです。新しいチームを知るためのコミュニケーションが少なくて、チームと打ち解ける機会が限られてしまいます。

Gatherを使えば、新入社員はオフィス内に一人ぼっちではないことをすぐに確認し、簡単に新しいチームメートに近づいて自己紹介や質問をすることができます。

新入社員のオンボーディングのコツ

1. 初日に新入社員に専用のデスクを割り当てる

新入社員が初めてバーチャルオフィスに入る際には、チームのデスクエリアにある新入社員の専用デスクに案内してください。

これにより、新入社員はすぐにチームの一員であると感じることができます。また、トレーニングセッションの合間に戻る場所や居場所を持つことで、一時的にリラックスしたりできる場所になります。

自分の個性を表現するためにデスクを飾ることを促しましょう。 このデスクのデコレーションガイドでは、デスクの飾り方や、インスピレーションを提供します。

2. オフィスレイアウトを活用して組織図を理解するのをサポートする

リモートチームに参加する際には、誰が何を担当しているのか、どのチームに所属しているのか、そして誰と協力するべきなのかを理解するのに意外なほどの時間がかかる場合があります。

Gatherのオフィス内の視覚的な「組織図」を活用することで、新しい従業員が、これらの運用上のコンテキストをより早く構築できるようサポートすることができます。 主要なチームやステークホルダーが座っている場所を示して、何か問題が発生した際に誰に相談すればいいのかがわかるようになります。

TradeLink社の人材・文化部門責任者であるMareike Knappe氏は、「Gatherは、新入社員が数日のうちに、こうしたつながりを築くのに役立っており、簡単で効率的なプロセスによって、 新入社員が会社へのオンボーディングをとても簡単にしています。」 と語っています。

上の図はGather上のTradeLink'sのオフィスです。 各デスクのエリアにはラベルが貼られ、どのチームに所属しているかが一目瞭然です。

3. 会話を始める方法を教えて、実践してもらう

もし新入社員が以前にGatherのバーチャルオフィスで働いたことがない場合、通話の予定の調整や、誰かのところに歩いて行って会話を始めることができる、という考え方は大きな変化となるでしょう。

新入社員にGatherでの会話の基本を教えましょう。例えば、次のような内容です:

  • Gatherの空間オーディオとビデオの仕組みについて

  • チームメートに手を振る方法

  • 誰かと話したいときに相手を呼び出す方法

  • チーム固有のルール(例:ビデオ通話のタイミングなど)

最後に、実際のオフィスで行われる突発的な会話をGather上で実際に始めることに対して、戸惑わないようにリードしてあげてください!新入社員のデスクに立ち寄り、1日の終わりにトレーニングの進捗を尋ねたり、おつかれ!と手を振ったりしてください。 もちろん他のチームメンバーにも、同じように新入社員と接するように声掛けをしましょう。

4. オフィスアワー

リモートワークをしているマネージャーのカレンダーは、会議ですぐに埋まってしまい、ほかの社員はが事前に予定を入れないとリーダーであるあなたと話すタイミングを見つけるのが難しくなることがあります。

このような状況を改善する方法として、部下との時間を確保するためにカレンダーにオフィスアワーやチームアワーを設定することができます。必要なときに彼らと会話を始めることができます。気軽にリモートマネージャーに相談しやすくなるとともに、コミュニケーションの効率性が向上するでしょう。

あなたは過去に、Zoom リンクをチームと共有し、一人で会議室に座って誰かが現れるのを待つということを試みたことがあるかもしれません。

Greg氏は、RITE社のテクニカルサポートマネージャーで、以前はGoogle Meetで会議を行っていました。 「Gatherを使い始める前は、Google Meetで8時間にわたってお互いの顔を見つめるだけの時間を過ごしていた」と彼は語っています。 「このようなオンラインミーティングでは、コミュニケーションの効率性や生産性が低下し、圧迫感を感じることがある」とも語っています。

Gatherのデスクに座っていることで、視覚的にあなたが「対応可能」のステータスであることがわかるので、直接会話をすることができます。もう一日中、空のミーティングに出席する必要はありません。

RITE社が、Gatherを使うようになってから、こうした会話はより自然に行われるようになり、Greg氏は、チームのためにより良い対応ができるようになったそうです。 また、Greg氏は一日中Google Meetで過ごしたり、Slackでリンクを送ったりするよりも、Gatherの方が気軽にチャットができるので便利だと語っています。

Gatherのオフィスアワー設定のヒント

1. ミーティング以外の時間はデスクに座る

社員は質問をするために、あなたがいつどこにいるのかがわかり、いつ声をかけていいのかがわかります。

また、今すぐ話す必要がなくても、あなたの存在を感じ、より広くチームとのつながりを感じることができます。

2. ステータスを利用して、自分の都合を伝える

Gatherで働くからといって、常に突発的な会話に対応する必要ありません。 集中する時間が必要なときは、「応答不可」モードにして、チームメンバーに、今は話しかけてはいけないことを伝えましょう。

チームメンバーはあなたのデスクに立ち寄る際に、あなたが応答可能であることを理解しているため、自信を持ってコミュニケーションを始めることができます。

3. 会話を始める

オフィスアワーは、部下があなたのところに来るための時間枠ですが、あなたから会話を始められないわけではありません。

積極的に部下やチームメンバーのデスクに立ち寄って様子を見たり、バーチャルなランチ ミーティングに誘ったりしましょう。

カジュアルな会話や、迅速な解決の機会を設けることで、社員はチームとのつながりを感じ、自分の仕事に力を発揮できるようになるでしょう。

まとめ

Gatherは、人事管理者が、チームのために生産的で魅力的な働き方を構築するのに役立つ、対面での環境を提供します。

Gatherのバーチャルオフィスでは、以下のことが可能です:

  • タイムリーなフィードバックで、部下のレベルアップを促進する。

  • 混乱や障害にすぐに対処し、全員が仕事を遂行しやすくする。

  • チームが、あなたを必要とするときに、いつでも声をかけやすく、近い存在になる。

  • リモートで働く人たちが、つながりのあるチームのように感じられるようにする。

ミーティングに費やす時間を減らし、部下やチームのために使える時間を増やしましょう。

まだバーチャルオフィスを開設していない場合、こちらから始めてみましょう。

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