採用とオンボーディング

Tanner
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採用候補者や新入社員と企業文化を共有することは、優秀な人材を採用、定着、維持する上で非常に重要です。 リモート採用チームにとって、このようなことは課題と言えます。 企業文化については何とでも言えますが、それをどのように示すのでしょうか?

採用チームはGatherを愛用しています。Gatherを使えば実際に候補者に企業文化を見せることができるからです。バーチャルオフィスを案内し、候補者がチームのメンバーと自然な形で会話することができます。

採用候補者は、Gatherを使うことで、活気のある社内状態を確認することができます。例えば、チームメンバーがミーティングルームで共同作業したり、一緒にオフィス内を歩き回り、お互いのデスクを訪れたり、お祝いのために踊ったり、紙吹雪をまいたりといったことです。 Zoomのミーティングよりとてもエネルギッシュです。

その結果、採用候補者や新入社員は、実際の社風を知ることができます。 そして、そのコミュニケーションのおかげでチームと打ち解けることが容易に計れるでしょう。

バーチャルオフィスで、面接や新人教育を行うことは、チームやリーダー等の人々にとってとても効率的です。各自のスケジュールを調整する手間が少なくなり、チームメンバー間の自然なコミュニケーションが増えます。

リモート採用とオンボーディングの経験をより良くするために、このガイドではGatherで以下のことを行う方法を教えます:

  • 採用候補者面接

  • 新入社員のオンボーディング

  • 人事部との面談

注意:Gatherを始めて間もない場合、「スタートガイド(Getting Started Guide)」を最初に読むことで以下のような基本的な操作方法、「会話の始め方」、「オーディオ/ビデオの設定」、「オフィスの中での移動」の方法を確認することができます。

1. 採用候補者面接

Gatherで採用面接を行うと、他のバーチャルミーティングアプリでは、実現不可能な、候補者との新しい関わり方が可能になります。

例えば、Gatherで面接を行うとこのようなことができます:

  • オフィスツアーで実際の会社の雰囲気を見て感じてもらうことで、採用候補者とのコミュニケーションを円滑にするきっかけになります。 また、リアルタイムでチームが協力している様子を見てもらうこともできます。

  • 採用候補者を気軽にチームメンバーに紹介できます。 例えば、新しいエンジニアを採用する場合、エンジニアチームのデスクに立ち寄り、誰かに声をかけるだけで簡単に挨拶を交わすことができます。 これは会議予定を立てて急な挨拶ミーティングをスケジュールするよりもずっと簡単です!

対面面接の最も良い要素を、リモートにも取り入れることで、採用候補者の印象に強く刻まれる面接体験を提供します。

方法:

1. 面接の日程調整

面接がバーチャルオフィスで行われることを採用候補者に伝えてください。 この採用候補者クイックスタートガイドを共有し、準備に役立ててください。

面接の設定は、Gather の他のミーティングのスケジュールと同じで、場所を選択し、ミーティングの参加者(候補者)を追加します。するとカレンダーイベントのミーティングリンクから参加できるようになります。

2. ゲストチェックインを使って入室してもらう

オフィスでゲストチェックインを有効にすると、候補者が入室する際に通知が届きます。 採用候補者が確認することは以下の通りです:

ゲストが名前を選択し、入室を許可されると、ゲストはオフィスに入室できます。 オフィスの受付で入館申請するようなものです。

面接が始まる5分前に入室してもらい、落ち着いてオフィスを見学してもらうことをお勧めします。

3. バーチャルオフィスを案内する

面接を始める前に、採用候補者を案内しましょう。 自分が所属するであろうチームを見たり、職場環境を確認したり。簡単に挨拶をしたりすることができます。

採用候補者に自動的にあなたの後をついてきてもらうには、候補者のアバターをクリックし、「案内役を申し出る」を選択します。

オフィスの中を歩きながら、次のようなことを伝えます:

  • チームの居場所

  • 関連するパートナーの居場所

  • どのように協力し合っているのか

例えば、次のように伝えることができます。「この2人が話しているのが見えますか? 彼らはおそらく、今後のリリースに向けてコードをデバッグしているのでしょう。 このようにリアルタイムで作業や問題解決を、お互いのデスクに立ち寄って話し合っているのをよく見かけることになると思います。」

このような共同作業やコミュニケーションは、Zoomではスケジュール調整に多くの時間や労力を要することになります。 No thanks!

4. そのときがきたら、オファーを出そう!

バーチャルオフィスなら、ビデオ通話だけでなく、新しいチームメンバーとの特別な時間を演出することができます。

その場で内定のお知らせをし、候補者をお祝いするためにお祝い用スポットをオフィス内に設定しましょう。 風船や紙吹雪を使ってデコレーションをし('f'キーを押して紙吹雪をまくことができます)、もし採用候補者がその場で内定を承諾するなら、チームのメンバーを招待して祝福の言葉をかけることもできます。

2.新入社員のオンボーディング

従来、リモートワークで、新しい企業に参加することは孤独を感じたり、慣れることが難しい場合がありました。 新入社員は会社の運営方法や各人の役割、他のメンバーとの協力方法を学ばなければなりませんが、オフィス環境で実際に目にすることがないため、困難を伴うことがあります。

しかし、Gatherを使って働くことで、オンボーディングをスピードアップするのに役立ちます。視覚的な要素が多いので、新入社員がチームメンバーと、より早く関係を築くことができるようになります。

具体的には、新入社員は以下のようなことができます:

  • スケジュールを立てる必要なく、一日中気軽に新しくチームメンバーと交流することができます。

  • Slackでの返事を待つ代わりに、即座に質問に答えてくれる人を見つけることができます。

  • 席割に基づいて組織図を視覚化し、各人の役割を理解することができます。

  • 他の人々が働いている様子を見ることで、チームや企業文化に、より早く理解・適応することができます。

方法:

1. デスクを割り当てる

新入社員が、すぐにチームの一員であると感じられるように、彼らに専用のデスクを割り当てましょう。 デスクを配置するには、空のデスクの上にカーソルを合わせて、「Invite team(チームを招待)」を選択します。 初日に彼らの受信トレイに詳細が届くよう、メールを介して招待することをおすすめします。

新入社員には、同じ部署のメンバーやクロスファンクショナルチームの近くに座ってもらいましょう。 実際のオフィスと同様に、よく話す人々と近い場所に配置することで、チームとの繋がりを感じることができ、協力関係がより早く築くことができます。

2. 詳細なオフィスツアーを行う

新入社員は面接時にバーチャルオフィスの案内を受けてわかっているかもしれませんが、慣れるために再度詳細な案内をすることを計画しましょう。

初日、以下のようなことを計画してみましょう:

  • オフィス内を一緒に歩き回り、 様々なスペースをどのように使ったらよいかを正確に示す

  • オフィスで規則をチームで共有する。 例えば、ビデオはいつONにするべきか? 昼休みのときはどうするのか? コワーキングスペースはあるのか?

  • 新しい仲間をデスクに連れて行き、チームに紹介しましょう。 この部分については、マネージャーやリーダーと調整することもできます。

3. 新入社員研修のスケジュールに「ダウンタイム」を組み込む

誰だって一日中会議に出席するのは好きではありません。特に、新しい情報を吸収している新入社員はそうではありません。

ご存知のように、Gatherを使用して働くメリットのひとつは、オフィスの人たちと自然に会話ができることです。 新入社員にも同じように、他の人と会話する機会を与えましょう。

例えば、トレーニングセッションの最後に、新しいチームメンバーに会いに行くよう促してみましょう。 オフィスの様子を観察することで、新入社員研修中に誰が積極的か、あるいは誰が人脈づくりに苦労しているかを早期に把握することができます。

3. 人事部のプライベートな会話

新入社員のオンボーディングは楽しくてワクワクする経験ですが、同時にいくつかの慎重な工程も伴います。 新しい従業員は、保険、規則、給与などに関する質問があるかもしれませんが、これらはプライベートな会話で対応する方がより適切です。

バーチャルオフィスでも、これらのプライベートな会話を簡単に行うことができます。

方法:

1. プライベートエリアに入る

オフィスの廊下で会話していると、誰かが通話の範囲内に入ってくる可能性が高まります。 ですから、Gatherでプライベートな会話をするための第1ステップは、プライベートエリアで行うことです。

プライベートエリアに入ると、オフィスの他の部分が少し暗くなり、エリアに入っていることを確認できます。また会話の参加者パネルを見ることで、誰があなた会話できるのかを正確に確認できます。

2. エリアをロックして、プライバシーを確保する

参加者パネルにロックアイコンが表示されます。 これをクリックすると、このエリアに入ろうとする新しい参加者は、入る前に許可が必要になります。

これは誰もが偶然に会話に入り込まないようにする方法であり、新入社員との繊細な会話に最適です。 (もちろん、他の社員と同様の会話が必要な時にとても便利です)

まとめ

バーチャルオフィスはただ働く場所だけでなく、チームのために優秀なリモート人材を採用し、オンボーディングし、定着させるための強力なツールとなります。

自社の文化を実際に機能していることを示し、新入社員がチームに繋がりを感じられるようにしましょう。Gatherを使うことは、あなたにとって簡単な方法であり、人材育成のための会議が少なる効果をもたらします。

まだバーチャルオフィスを開設していない場合、こちらから始めてみましょう。

 

 


 

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